1. Quem somos
Esta Política de Privacidade descreve como a QUATRO5 SOLUÇÕES EMPRESARIAIS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 47.440.096/0001-72, com sede em Rua Lafayete Lamartine, 1945, Natal/RN(“Quatro5”, “Q5”, “nós”), coleta, utiliza, compartilha e protege dados pessoais.
A Quatro5 opera o site grupoquatro5.com e a plataforma Q5 — um conjunto de soluções de software como serviço (SaaS) para gestão de relacionamento com clientes, incluindo o Q5 Chat (atendimento e automação via WhatsApp) e demais módulos do ecossistema.
Levamos privacidade a sério porque o nosso produto trata, por natureza, de conversas entre empresas e seus clientes. Este documento explica exatamente o que fazemos com esses dados.
2. A quem esta Política se aplica
Tratamos dados pessoais de três grupos distintos, com responsabilidades diferentes para cada um:
| Grupo | Quem é | Nosso papel (LGPD) |
|---|---|---|
| Visitante | Quem acessa grupoquatro5.com ou nos contata por formulário, e-mail ou WhatsApp | Controlador |
| Cliente e Usuário | A empresa que contrata a plataforma e as pessoas autorizadas por ela a usar o sistema (administradores, atendentes, gestores) | Controlador |
| Titular Terceiro | O consumidor final que conversa com um Cliente nosso pelo WhatsApp e tem essa conversa registrada na plataforma | Operador — tratamos por conta e ordem do Cliente |
Ponto essencial: quando você, consumidor, conversa pelo WhatsApp com uma empresa que usa o Q5, quem decide o que fazer com aquela conversa é a empresa, não a Quatro5. Nós apenas fornecemos a ferramenta e armazenamos os dados sob instrução dela. Pedidos de exclusão, acesso ou correção desses dados devem ser dirigidos à empresa com quem você conversou — mas, se nos procurar, encaminharemos ao Cliente responsável e daremos suporte ao atendimento (seção 10).
3. Definições
Adotamos as definições da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD), em especial:
- Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
- Dado pessoal sensível: dado sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.
- Tratamento: toda operação com dados pessoais (coleta, uso, acesso, armazenamento, eliminação etc.).
- Controlador: a quem competem as decisões sobre o tratamento.
- Operador: quem trata dados em nome do controlador.
- Titular: a pessoa natural a quem se referem os dados.
- Encarregado (DPO): pessoa indicada como canal de comunicação entre controlador, titulares e a ANPD.
4. Dados que coletamos
4.1 Quando você visita o site
- Dados de navegação: endereço IP, tipo e versão do navegador, sistema operacional, páginas visitadas, tempo de permanência, origem do acesso (referrer), identificadores de cookies.
- Dados que você nos envia: nome, e-mail, telefone, empresa e a mensagem que você escreve ao nos contatar por formulário ou pelo botão de WhatsApp do site.
4.2 Quando sua empresa contrata a plataforma
- Dados cadastrais da empresa: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, telefone.
- Dados dos usuários: nome, e-mail corporativo, telefone, cargo/função, foto de perfil (opcional), senha (armazenada apenas como hash criptográfico — nunca em texto legível).
- Dados de cobrança: informações de faturamento e histórico de pagamentos. Não armazenamos dados completos de cartão de crédito — o processamento é feito por operadora de pagamento contratada, que recebe esses dados diretamente.
- Dados de uso e segurança: registros de acesso (data, hora, IP, dispositivo), ações realizadas no sistema, logs de erro e de auditoria. A guarda de registros de acesso a aplicações por 6 meses é obrigação legal do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15).
4.3 Dados de conversas tratados em nome do Cliente
Ao conectar um número de WhatsApp à plataforma, passamos a receber e armazenar, por instrução e conta do Cliente:
- Número de telefone, nome de perfil e foto de perfil do contato, conforme disponibilizados pela plataforma WhatsApp.
- Conteúdo das mensagens trocadas — texto, imagens, vídeos, áudios, documentos, localização, contatos e figurinhas.
- Metadados da conversa: data e hora de envio, entrega e leitura; identificadores de mensagem; status de entrega; canal e número de origem/destino; atendente responsável; etiquetas, notas internas e status atribuídos pela equipe do Cliente.
- Chamadas de voz pelo WhatsApp, quando o recurso estiver habilitado para o Cliente: metadados da chamada (data, hora, duração, sentido, resultado) e, quando a gravação for expressamente ativada pelo Cliente, o áudio da chamada e sua eventual transcrição. A responsabilidade por informar os participantes e obter as autorizações necessárias à gravação é do Cliente.
⚠️ Dados sensíveis: a plataforma não é projetada nem destinada ao tratamento de dados pessoais sensíveis. Se o Cliente ou seus contatos inserirem tais dados no conteúdo das conversas, isso ocorre por decisão exclusiva do Cliente, que responde pela adequação da base legal correspondente.
4.4 Recursos de inteligência artificial
A plataforma oferece funcionalidades opcionais de IA — como transcrição de áudios, resumo de conversas, sugestão de respostas e classificação de atendimentos. Quando ativadas pelo Cliente, trechos do conteúdo das conversas são enviados a provedores de modelos de IA contratados por nós (seção 6) exclusivamente para gerar aquele resultado.
Contratamos esses provedores sob condições que vedam o uso do conteúdo do Cliente para treinamento de modelos. Essas funcionalidades podem ser desativadas pelo Cliente nas configurações da plataforma.
4.5 O que não fazemos
- Não vendemos, alugamos nem cedemos dados pessoais a terceiros para fins de publicidade.
- Não usamos o conteúdo das conversas dos Clientes para fins próprios de marketing, análise comercial ou perfilamento.
- Não acessamos o conteúdo das conversas de um Cliente, salvo (i) mediante solicitação ou autorização dele para suporte técnico, (ii) para responder a incidente de segurança, ou (iii) para cumprir ordem de autoridade competente. Acessos dessa natureza são registrados.
5. Para que usamos os dados e com que base legal
| Finalidade | Dados | Base legal (LGPD art. 7º / 11) |
|---|---|---|
| Responder a contatos e solicitações comerciais | Identificação e contato do Visitante | Diligências preliminares a contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Criar e manter contas, autenticar usuários | Cadastro do Cliente e Usuários | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Prestar o serviço contratado (enviar/receber mensagens, organizar atendimentos, gerar relatórios) | Cadastro e conteúdo de conversas | Execução de contrato (art. 7º, V); em relação ao Titular Terceiro, tratamento como Operador sob base legal definida pelo Cliente |
| Cobrança, faturamento e obrigações fiscais | Dados cadastrais e de pagamento | Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) e execução de contrato (art. 7º, V) |
| Segurança, prevenção a fraude e abuso, auditoria | Logs, IP, dispositivo | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Guarda de registros de acesso a aplicações | Logs de acesso | Cumprimento de obrigação legal — Marco Civil, art. 15 |
| Suporte técnico e correção de defeitos | Logs e, quando necessário, dados indicados pelo Cliente | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Melhoria do produto por meio de métricas agregadas | Dados de uso, sem conteúdo de conversas e sem identificação de titulares | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Comunicações sobre o serviço (avisos, mudanças, incidentes) | Contato dos Usuários | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Comunicações de marketing | Contato de Visitantes e Clientes | Consentimento (art. 7º, I) ou legítimo interesse, com descadastramento em todo envio |
| Exercício regular de direitos em processo | Conforme o caso | Art. 7º, VI |
6. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados apenas com terceiros necessários à operação, sob contrato e obrigação de confidencialidade. Nossos subprocessadores atuais:
| Fornecedor | Função | Dados envolvidos | Local |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e mídias | Todos os dados da plataforma | Estados Unidos (região us-east-1) |
| Meta Platforms / WhatsApp | Plataforma de mensageria — origem e destino das mensagens | Número, perfil, conteúdo das mensagens e chamadas | Global |
| Gupshup | Business Solution Provider (BSP) — intermedia a conexão com a API oficial do WhatsApp e a sinalização de chamadas | Número, perfil, conteúdo das mensagens, metadados de chamadas | Global |
| OpenAI | Modelos de IA para transcrição e análise, quando o recurso está ativado | Trechos de conversas submetidos à funcionalidade | Estados Unidos |
| Resend | Envio de e-mails transacionais | E-mail e nome dos Usuários | Estados Unidos |
| Operadora de pagamento | Processamento de cobranças | Dados de faturamento | Conforme o fornecedor |
Além disso, podemos compartilhar dados:
- Com autoridades públicas, para cumprir obrigação legal, regulatória ou ordem judicial. Sempre que legalmente possível, notificaremos o Cliente afetado antes de atender à solicitação.
- Em operação societária (fusão, aquisição, incorporação), hipótese em que os dados seguem protegidos por esta Política e o titular será comunicado de mudanças relevantes.
Manteremos a lista de subprocessadores atualizada nesta página. Alterações materiais serão comunicadas aos Clientes com antecedência razoável.
7. Transferência internacional
Parte da nossa infraestrutura e alguns fornecedores estão fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Essas transferências ocorrem com fundamento no art. 33 da LGPD — em especial para execução do contrato firmado com o Cliente e mediante cláusulas contratuais que assegurem nível de proteção compatível com a legislação brasileira.
8. Cookies
O site grupoquatro5.com utiliza:
- Cookies necessários — mantêm o funcionamento básico da página e da sessão. Não podem ser desativados.
- Cookies de análise — medem audiência e comportamento de navegação de forma agregada, para melhorar o site.
Na plataforma, utilizamos cookies e armazenamento local estritamente necessários à autenticação e à manutenção das preferências do usuário (tema, ordenação, filtros).
Você pode bloquear ou apagar cookies nas configurações do seu navegador; desativar os necessários pode comprometer o funcionamento do serviço.
9. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Contato de Visitante que não virou cliente | Até 24 meses do último contato |
| Cadastro de Cliente e Usuários | Durante a vigência do contrato |
| Conteúdo de conversas e mídias | Durante a vigência do contrato, ou pelo prazo menor definido pelo Cliente nas configurações |
| Registros de acesso a aplicações | 6 meses (Marco Civil, art. 15) |
| Documentos fiscais e financeiros | 5 anos, ou o prazo exigido pela legislação aplicável |
| Dados necessários à defesa em processo | Até o trânsito em julgado ou o fim do prazo prescricional |
Ao término do contrato, o Cliente terá 30 (trinta) dias corridos para exportar seus dados. Vencido esse prazo, os dados serão eliminados dos ambientes de produção em até 90 (noventa) dias, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória acima. Cópias em backup são sobrescritas conforme o ciclo de retenção, em prazo não superior a 90 dias.
10. Direitos do titular
Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar a qualquer momento:
- Confirmação da existência de tratamento;
- Acesso aos dados;
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
- Portabilidade a outro fornecedor;
- Eliminação dos dados tratados com base em consentimento;
- Informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
- Informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências disso;
- Revogação do consentimento;
- Revisão de decisões automatizadas que afetem seus interesses;
- Oposição a tratamento fundado em legítimo interesse.
Como exercer: escreva para privacidade@grupoquatro5.com. Responderemos em até 15 (quinze) dias.
Se você é Titular Terceiro (consumidor que conversou com uma empresa que usa o Q5): o pedido deve ser dirigido àquela empresa, que é a controladora dos seus dados. Se você não souber a quem recorrer ou não obtiver resposta, escreva para nós — identificaremos o Cliente responsável, encaminharemos a solicitação e prestaremos o apoio técnico necessário para atendê-la.
Você também pode peticionar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
11. Segurança da informação
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:
- Criptografia em trânsito (TLS) em todas as comunicações e criptografia em repouso no banco de dados e no armazenamento de mídias.
- Isolamento lógico entre Clientes — cada Cliente tem seu próprio espaço de dados na arquitetura da plataforma, sem acesso cruzado.
- Controle de acesso por perfil e permissão, com senhas armazenadas apenas em formato hash.
- Arquivos de mídia servidos exclusivamente por links assinados e temporários, sem exposição pública.
- Registro de auditoria de acessos e ações administrativas.
- Backups periódicos e rotinas de recuperação.
- Acesso da nossa equipe limitado ao mínimo necessário à operação e ao suporte.
Nenhum sistema é imune a incidentes. Se ocorrer incidente de segurança com risco relevante aos titulares, comunicaremos os Clientes afetados e a ANPD nos prazos e formas da legislação.
12. Dados de crianças e adolescentes
A plataforma é destinada ao uso profissional por pessoas maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças e adolescentes. Se identificarmos coleta indevida, eliminaremos os dados. Caso um Cliente trate dados de menores nas conversas, cabe a ele assegurar o melhor interesse do titular e a base legal adequada (art. 14 da LGPD).
13. Uso de dados da Plataforma WhatsApp
A Quatro5 é um provedor de tecnologia integrado à Plataforma WhatsApp Business por meio de um Business Solution Provider autorizado. Em relação aos dados obtidos por meio dessa integração, declaramos que:
- Os dados são utilizados exclusivamente para prestar o serviço contratado pelo Cliente — enviar e receber mensagens e chamadas, organizar atendimentos e gerar relatórios para o próprio Cliente.
- Não vendemos, licenciamos nem transferimos dados da Plataforma WhatsApp a corretores de dados, redes de anúncios, plataformas de monetização ou terceiros não essenciais à prestação do serviço.
- Não usamos o conteúdo de mensagens para treinar modelos próprios, construir perfis de consumidores, enriquecer bases de dados ou para qualquer finalidade de publicidade.
- Cumprimos as políticas aplicáveis da Meta, incluindo os Termos da Plataforma WhatsApp Business, a Política de Comércio e a Política de Mensagens, e exigimos o mesmo dos nossos Clientes por contrato.
- Excluímos os dados da Plataforma WhatsApp quando cessa a finalidade, quando o Cliente solicita ou quando a integração é encerrada, nos prazos da seção 9.
14. Alterações nesta Política
Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças legais, técnicas ou de produto. A data da última atualização fica sempre no topo da página. Mudanças materiais serão comunicadas aos Clientes por e-mail ou aviso na plataforma, com antecedência mínima de 30 dias quando a alteração ampliar o tratamento de dados.
15. Contato
Controlador: QUATRO5 SOLUÇÕES EMPRESARIAIS LTDA — CNPJ 47.440.096/0001-72
Endereço: Rua Lafayete Lamartine, 1945, Natal/RN
E-mail geral: contato@grupoquatro5.com
Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO): privacidade@grupoquatro5.com
Veja também os Termos de Uso.